uSis in bedrijf: werk in uitvoering
Forum - 29 juni 2010
uSis, het nieuwe studenteninformatiesysteem, is inmiddels bijna twee maanden vol in bedrijf. Het omzetten van gegevens van het oude naar het nieuwe systeem is uiterst complex, zeker voor een grote faculteit als de onze, met bijna 80 programma’s en nog een veelvoud aan specialisaties. Het was lastig van te voren een voorstelling te maken van hoe het zou gaan werken. Nu blijken zich veel problemen voor te doen: technische problemen, maar ook op het gebied van conversie en inrichting. Daarom werken veel zaken nog niet, niet alleen bij Geesteswetenschappen maar ook bij andere faculteiten. Er is geen reden tot paniek: alles komt goed, het kost alleen wel méér tijd dan verwacht om alles op orde te krijgen.
Door Leony van der Splinter (hoofd OSZ)
BSA-advies
Juni is de maand van het tussentijdse BSA-advies. Het BSA werkt echter niet naar behoren; het kost veel moeite om correcte adviezen en op basis hiervan BSA-brieven uit uSis te genereren. Alle gebruikers: onderwijsadministraties, studiecoördinatoren, key-users en functioneel beheerder van uSis werken er keihard aan om de programma-inrichting en cijferinvoer kloppend te krijgen, zodat BSA-overzichten en brieven op tijd uitgedraaid kunnen worden. Bij sommige opleidingen is dit al gelukt, bij andere is het bijna zover.
Afstuderen: maatwerk
Afstuderen moet straks via het zogenaamde Studentencentrum in uSis worden aangevraagd en gebeuren. Het systeem controleert dan automatisch of aan de minimale eisen van de aanvraag voor het diploma is voldaan. Het aanvragen van afstuderen door studenten kan nu nog niet via uSis en zelfs het (laten) afstuderen in uSis blijkt nog een hele klus. Mede door de vele wijzigingen in de onderwijsprogramma’s van de afgelopen jaren, is het laten afstuderen van studenten — BA/MA en doctoraal — nu nog bijna maatwerk. Met man en macht wordt gewerkt om studenten te laten afstuderen. Studenten kunnen eventueel restitutie van hun collegegeld wel vast aanvragen. De procedure kan echter pas in gang worden gezet als het afstuderen in uSis is geregistreerd.
Inschrijven voor tentamens en tentamencijfers
Helaas is het nog niet altijd mogelijk voor studenten om zich in te schrijven voor tentamens. Vanaf september is inschrijven verplicht; niet ingeschreven zijn voor een tentamen betekent dan geen tentamencijfer. Voor een vak moet een student zich meer keren inschrijven – apart voor het college of de werkgroep, én voor het tentamen. Van belang is dat de docenten hun studenten aansporen zich tijdig in te schrijven; als dat niet gebeurt, zullen studenten niet aan tentamens kunnen deelnemen. Tijdig wil zeggen: voor tentamens tot 10 werkdagen voor de maandag van de week waarin het tentamen plaatsvindt, en voor werkgroepen tot 5 werkdagen voor de maandag van de week waarin de werkgroep begint.
Komend najaar zal een proef starten waarbij docenten tentamenresultaten direct in uSis kunnen invoeren. Deze proef zal genomen worden bij een aantal grotere opleidingen met docenten die zich hiervoor hebben aangemeld. Het controleren en doorvoeren van de cijfers gebeurt door medewerkers van de onderwijsadministraties. Studenten vinden hun cijfers op hun persoonlijke pagina. Onder Academics kunnen studenten al hun tot nu toe behaalde en geregistreerde resultaten zien.
Aanmelden keuzeruimte
Bachelorstudenten kunnen zich nog tot 15 augustus in uSis aanmelden voor minoren en keuzepakketten als invulling van hun vrije ruimte. De studieprogramma’s onder studievereisten zijn nog niet altijd correct en volledig. Ook kunnen docenten hun studenten nog niet zien in uSis.
Een ingrijpende systeemverandering als de invoering van uSis toont hoe cruciaal een goed werkende studentenadministratie is voor onze organisatie. Alle gebruikers zijn nog steeds hard bezig met het op orde krijgen van alle administratieve processen èn — samen met het Studiepunt dat als helpdesk fungeert — het beantwoorden van vragen van studenten en medewerkers. Kortom: iedereen spant zich enorm in om de huidige problemen op te lossen. Verwachting is dat vóór september 2010 de meeste kinderziektes zijn opgelost. Niet te vermijden zal zijn dat zich het eerste studiejaar na invoering nog problemen zullen voordoen, maar ook die zullen worden opgelost.
Facultaire helpdesk: Studiepunt
Voor opleidingsgerichte vragen: problemen bij aanmeldingen voor tentamens, werkgroepen en minoren.
Locatie: Lipsiusgebouw
Openingstijden: werkdagen 9-17 uur.
Universitaire helpdesk
Voor vragen over hoe uSis werkt.
071-527 8800
Dagelijks bereikbaar van 9-17.30 uur.
Zie ook: hum.leidenuniv.nl/studenten/administratie/veel-gestelde-vragen-usis.html voor veelgestelde vragen en instructievideo’s over uSis.
-------------------------
Lees verder: Inhoudsopgave Forum 10e jaargang, nummer 4 (29 juni 2010)