Opleiding en begeleiding

Opleidings- en begeleidingsplan, jaarverslag en overzicht promotietraject.

• Inleiding
• Begeleider / begeleidingsgroep
• Opleidings- en begeleidingsplan
• Jaarverslag en R&O-gesprek
• Bemiddeling
• Overzicht promotietraject
• Onderwijs, cursussen en congresbezoek

Inleiding

Het Instituut voor Wijsbegeerte draagt, als onderdeel van de Graduate School of Humanities, de verantwoordelijkheid voor de begeleiding van zijn promovendi. Het universitaire promotiereglement vormt hierbij het uitgangspunt. Het opleidings- en begeleidingstraject bestaat uit een aantal onderdelen, die worden beschreven in het Overzicht promotietraject.

Het Opleidings- en begeleidingsplan is geschreven met het oog op promovendi uit Nederland, die voltijds aan het begin van een cursusjaar met hun promotietraject beginnen. Voor promovendi uit het buitenland, kan het nodig zijn over over taaleisen en buitenands verblijf andere afspraken te maken. Ook voor buitenpromovendi, en voor promovendi die om een of andere reden niet voltijds verbonden zijn met het instituut, dient een ad-hocprogramma te worden opgesteld.

Het is mogelijk dat een tweede (R)MA jaar als eerste PhD-jaar fungeert. Indien een kandidaat van deze mogelijkheid gebruik wil maken, dient dat in het promotievoorstel te worden aangegeven en toegelicht.

Begeleider / begeleidingsgroep

Bij de aanvang van het promotieproject wordt vastgesteld wie de begeleider van de promovendus is. De begeleider is de leider van het onderzoeksprogramma waarbinnen de promovendus is aangesteld. Indien deze projectleider een hoogleraar is, is hij/zij tevens de promotor.

Er kan ook sprake zijn van een begeleidingsgroep, namelijk wanneer een ander lid van het onderzoeksprogramma de dagelijkse begeleiding van een promotietraject heeft, bijvoorbeeld een gepromoveerd universitair hoofddocent. Indien het promotieproject hierom vraagt, kan de begeleidingsgroep worden uitgebreid, bijvoorbeeld met een onderzoeker op wiens terrein de promovendus mede onderzoek doet. De leden van de begeleidingsgroep kunnen van buiten het Instituut voor Wijsbegeerte of van buiten het desbetreffende onderzoeksprogramma komen.

Indien een promovendus is aangesloten bij een interfacultaire of landelijke onderzoeksschool dienen goede afspraken te worden gemaakt over de begeleiding.

Opleidings- en begeleidingsplan

Onder het Opleidings- en begeleidingsplan (OBP) verstaat men het individuele plan, waarin het uit te voeren onderzoeksproject, de te volgen onderdelen van het opleidingsprogramma en de te ontvangen begeleiding zijn opgenomen. In dit plan wordt aangegeven wat de promovendus, de promotor of hoofdbegeleider en de overige leden van de begeleidingsgroep van elkaar kunnen verwachten en volgens welke tijdsplanning bepaalde afspraken dienen te worden nagekomen. De promotor of hoofdbegeleider heeft een beslissende stem in het vaststellen van het begeidingsplan. De samenstelling van de begeleidingsgroep en het begeleidingsplan dient de instemming te hebben van de wetenschappelijk directeur van het Instituut voor Wijsbegeerte. Voordat het Opleidings- en begeleidingsplan in werking treedt, moet het worden toegezonden aan de landelijke onderzoeksschool waar de promotor de promovendus heeft aangemeld.

De afspraken die de promotor/begeleidingsgroep en de promovendus in het OBP hebben opgenomen over de begeleiding betreffen concreet de voortgang van het promotieproject. De promotor/begeleidingsgroep en de promovendus bepalen in beginsel zelf de frequentie en opzet van hun ontmoetingen en leggen die vast in het OBP, waarbij een gesprek van één uur per veertien dagen als richtlijn geldt. Tijdens dit contact kan de promovendus de voortgang van zijn project bespreken met zijn promotor en/of zijn directe begeleider. Indien er tijdens deze gesprekken belangrijke aanvullende afspraken worden gemaakt, dan worden deze aan het OBP toegevoegd. De promotor verplicht zich om tekstdelen van de dissertatie binnen een maand na indiening met de promovendus te bespreken.

In het OBP wordt tevens vastgelegd welk onderwijs de promovendus zal geven en welke cursussen de promovendus in het kader van zijn of haar opleiding dient te volgen. Deze cursussen worden aangeboden door het Instituut voor Wijsbegeerte en door één of meerdere andere universitaire instellingen, doorgaans een landelijke onderzoekschool, of de faculteit.

Als tussen de promotor of begeleidingsgroep en de promovendus problemen (dreigen te) ontstaan over opleiding en begeleiding, vindt overleg plaats tussen beide partijen. De tekst van het OBP is daarbij richtinggevend. Het initiatief voor een dergelijk overleg kan worden genomen door de promovendus, de promotor c.q. leden van de begeleidingsgroep, of de wetenschappelijk directeur. De laatste kan zich in voorkomende gevallen voor advies wenden tot de de promovendiraad.

Het Opleidings- en begeleidingsplan dient uiterlijk drie maanden na aanvang van het promotieproject te worden opgesteld. Voor de vaststelling van het OBP is een speciaal formulier beschikbaar:
Formulier Opleidings- en begeleidingsplan promovendi  (interne omgeving) 

Jaarverslag en R&O-gesprek

Jaarverslag
Ieder jaar schrijft de promovendus onder verantwoordelijkheid van de hoofdbegeleider een verslag over zijn vorderingen. In deze voortgangsrapportage wordt aangegeven of de promovendus op schema ligt, welke resultaten hij heeft geboekt en of hij erin geslaagd is zich aan het oorspronkelijke werkplan te houden. Tevens wordt in het verslag teruggekeken naar de onderwijsactiviteiten en organisatorische taken van de promovendus en vooruitgekeken naar de plannen voor het eerstkomende jaar. De hoofdbegeleider of promotor stuurt het verslag, ondertekend door hemzelf en de promovendus, naar de wetenschappelijk directeur van het instituut en naar de landelijke onderzoekschool waarbij de promovendus is aangesloten.

Voor het jaarverslag bestaat een standaardformulier (zie bijlage). De ambtelijk secretaris van het instituut stelt de promotor en de promovendus vooraf op de hoogte van de datum waarop het verslag moet worden ingediend en ziet erop toe dat beiden zich aan deze deadline houden.

Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek
In het eerste R&O-gesprek (het startgesprek) worden de resultaatgebieden vastgesteld. Het tweede R&O-gesprek, dat een jaar later plaatsvindt, mondt uit in een beoordeling van de promovendus door de promotor aan de hand van bij het startgesprek vastgestelde resultaatgebieden. Alle afspraken die de promotor en de promovendus maken in het kader van een R&O-gesprek worden in deze formulieren vastgelegd. De ingevulde formulieren worden ondertekend door de promotor of hoofdbegeleider, de promovendus en de directeur van het instituut, en ingeleverd bij de ambtelijk secretaris. Het origineel wordt naar de afdeling P&O van de faculteit gestuurd en een kopie wordt opgeborgen in het persoonsdossier van de promovendus.

Jaarlijkse instituutsdag onderzoek
De met het instituut verbonden promovendi dienen jaarlijks op de instituutsdag voor onderoek een presentatie te geven van de in het afgelopen jaar behaalde resultaten. Deze resultaten kunnen gepubliceerde resultaten zijn (bijvoorbeeld artikelen in tijdschriften), of verslagen van lopend onderzoek. Op deze instituutsdag zullen tevens de andere leden van het instituut hun onderzoek presentaren, inclusief nog niet gestarte programma’s. De instituutsdag vindt plaats in mei of juni.

Proefperiode
Het eerste jaar van de aanstelling van de promovendus is een proefperiode.

Bemiddeling

Wetenschappelijk directeur
Een promovendus kan in geval van problemen te allen tijde contact opnemen met de wetenschappelijk directeur van het instituut. De wetenschappelijk directeur is onder meer verantwoordelijk voor de kwaliteit van de promotieprogramma’s (Reglement Instituut voor Wijsbegeerte, art. 4, lid 2). Het gesprek kan voor de directeur aanleiding zijn bepaalde zaken bij de promotor aanhangig te maken. Hiervoor is echter altijd de instemming van de promovendus of promovendi vereist.

In het bijzondere geval dat zich problemen voordoen die zich onttrekken aan de competenties van de promotor/begeleidingsgroep en de wetenschappelijk directeur, zal laatstgenoemde contact opnemen met de afdeling Personeel & Organisatie van de faculteit.

Vertrouwenspersoon
Met kwesties of problemen die promovendi bij voorkeur niet met hun promotor of de wetenschappelijk directeur van het instituut willen bespreken, kunnen zij zich wenden tot de facultaire vertrouwenspersoon voor promovendi, prof.dr. W.H. van Soldt.

Overzicht promotietraject

Het promotietraject heeft een omvang van 4 jaar, in totaal 240 EC, en is verdeeld in de volgende onderdelen:

Let op:
De precieze verdeling van de EC’s over de jaren van het traject wordt individueel door promotor en promovendus vastgestelt. Onderstaand schema dient uitsluitend als suggestie, niet als verplicht stramien.

Onderwijs, cursussen en congresbezoek

Onderwijs
De promovendus besteedt gemiddeld 15% van zijn of haar tijd aan het geven van onderwijs. Het zwaartepunt ligt daarbij in het tweede en derde jaar van de aanstelling. In beginsel vinden geen onderwijsactiviteiten plaats in het eerste en laatste jaar, tenzij op goede gronden en in onderling overleg andere afspraken zijn gemaakt en vastgelgd in het OBP.

Didactische scholing
Het instituut acht het, mede gelet op het verruimen van de mogelijkheden op de arbeidsmarkt, van groot belang dat promovendi colleges verzorgen en werkgroepen begeleiden. Om hen hierop voor te bereiden, volgen de promovendi het zogenoemde BKO-traject van het ICLON (Basiskwalificatie Onderwijs). Tijdens het BKO-traject zullen promovendi – na enkele meer algemene bijeenkomsten te hebben bijgewoond – in het bewuste semester met een ervaren docent een werkcollege meelopen. In het kader van dit hoor- of werkcollege zullen de deelnemers met deze docent als mentor ook zelf een beperkt aantal colleges voor hun rekening nemen. Promovendi kunnen desgewenst daarnaast ook andere didactische cursussen volgen bij het ICLON. 

Vaardighedentraining
De Universiteit Leiden biedt speciaal voor promovendi cursussen aan die gericht zijn op het ontwikkelen van specifieke vaardigheden. De faculteit Geesteswetenschappen stelt promovendi in de gelegenheid aan deze cursussen deel te nemen. Deze cursussen liggen onder andere op het gebied van onderzoeksmanagement en het schrijven van subsidieaanvragen. Meer informatie over deze universiteitsbrede PhD-cursussen is beschikbaar op de website. Het Talencentrum van de faculteit Geesteswetenschappen biedt verschillende cursussen Academisch Engels aan, specifiek gericht op een training in academisch schrijven en presenteren.

Taaltraining
Het is wenselijk dat een promovendus gedurende het promotietraject een certificaat behaalt in één van de in de wetenschappelijke communicatie gangbare talen op het nivo C. De keuze van deze taal hangt samen met het onderwerp van het promotietraject.

Research seminar
Elk onderzoekscluster van het Instituut voor Wijsbegeerte organiseert regelmatig een research seminar. Promovendi houden tijdens de looptijd van hun onderzoeksproject ten minste één keer een presentatie tijdens een research seminar en treden één keer als commentator op. Op deze wijze kunnen hun onderzoeks-, discussie- en presentatievaardigheden gericht worden getraind. Door de interactieve opzet en de coaching van de promovendi door senior onderzoekers kan het research seminar tevens als een doorlopende serie ‘intervisiebijeenkomsten' gelden.

De feitelijke organisatie van het research seminar is in handen van de begeleider of begeleidingsgroep. De begeleider is verantwoordelijk voor de invulling van het programma en het aanzoeken van de sprekers. De research seminars zijn geclusterd rond de drie onderzoekszwaartepunten van het instituut, die bij toerbeurt aan bod komen.

Organisatie van congressen en symposia 
In het verlengde van het research seminar liggen de activiteiten van de onderzoeksclusters op het gebied van congressen en symposia. Promovendi worden verondersteld hieraan deel te nemen. Het opdoen van organisatorische vaardigheden en het opbouwen en onderhouden van relevante netwerken vormen belangrijke aspecten van dit werk. Daarnaast doen promovendi redactionele ervaring op ingeval de wetenschappelijke bijeenkomsten uitmonden in publicaties.

De promovendus dient er naar te streven tijdens de aanstelling ten minste een maal een paper op een belangrijk, internationaal congres te presenteren. Daarnaast kunnen promovendi relevante lokale of landelijke congressen als toehoorder bijwonen.
Buitenlands verblijf
Het is wenselijk dat een promovendus, ongeacht zijn of haar herkomst, een verblijf doorbrengt aan een onderzoeksinstelling in het buitenland, mits relevant voor het onderzoek, en aan een andere instelling dan de instelling van herkomst van de promovendus.